Per un importante studio associato di consulenza del lavoro. L’archiviazione digitale di tutti documenti inerenti il ciclo di vita dei dipendenti delle aziende clienti dello studio professionale: tutti i documenti, a partire dal momento della selezione del personale e fino al termine della collaborazione del dipendente con l’azienda, vengono archiviati automaticamente tramite la generazione di un QR code dall’interno del sistema gestionale utilizzato dallo studio che ha così realizzato al 100% una gestione “no paper office”. Adiuto è oggi lo strumento portante della gestione dei processi aziendali dello studio ed ha permesso, in epoca di pandemia, a 40 impiegati e professionisti operativi nello studio, una operatività al 100% in smart working e la crescita con acquisizione di nuovi clienti.

Per una importante società multinazionale operante nel campo della progettazione e produzione di Human Interface si è realizzata una soluzione per la gestione degli ordini a fornitore. Ciascun fornitore, dopo aver ricevuto una mail di avviso, si autentica alla piattaforma Adiuto Cms dove può generare e gestire nuovi ordini a fornitore oltre che consultarne lo storico. La gestione degli ordini offre rilevanti vantaggi in termini di innovazione e di esperienza d’uso sia per il cliente che per il fornitore: quest’ultimo infatti è in grado di consultare e gestire ogni singola riga dell’ordine prendendo visione della maggior parte dei dati (numero dei pezzi richiesti, codice e descrizione del pezzo, prezzo concordato e scontistica).

Progetto documentale integrato con l’applicativo ERP Essenzia nel settore Mobili e Arredamento partendo dall’archiviazione dei documenti del ciclo attivo e passivo gestionale con la creazione di un flusso approvativo per il pagamento delle fatture fornitori tracciandone tutte le operazioni effettuate dai vari approvatori. Creazione di un ulteriore flusso approvativo anche per le richieste di acquisto (RDA). Automatizzato inoltre il processo di archiviazione dei contratti clienti e dei contratti fornitori. L’integrazione Adiuto ha consentito La rapidità di ricerca e consultazione dei documenti mantenendo un criterio di accesso controllato alle informazioni ai soli utenti autorizzati.

Per una società di packaging nel mondo food e non, è stata implementata attraverso la piattaforma Adiuto BPM una soluzione per la Gestione delle Manutenzioni, con l’obiettivo di avere sempre sotto controllo le fasi di manutenzione ordinaria e straordinaria degli impianti di produzione. Inserendo in Adiuto per ogni singola macchina una “Scheda Manutenzioni” comprensiva di tutte le scadenze relative a ogni componente della macchina stessa, i Tecnici sono sempre allertati dell’approssimarsi della scadenza della singola manutenzione e possono preparare le attività avvisando la Produzione e prevenendo fermi macchina imprevisti.

Una soluzione unica sviluppata con la piattaforma Adiuto che consente di ottimizzare la gestione delle anagrafiche dello Studio Professionale collegata ai relativi documenti, gestire le varie comunicazioni verso la clientela aumentandone efficienza e puntualità inerenti alle scadenze e agli adempimenti. La gestione organizzata e indicizzata dei documenti di Studio ha reso facile la ricerca: partendo dall’anagrafica, l’operatore seleziona il tipo di pratica da evadere ed in base alla pratica selezionata il sistema attiva un workflow per assegnare le attività successive ad un differente dipendente. Lo stato di avanzamento del lavoro risulta così sotto controllo in vista delle rispettive scadenze.

Azienda operante nel settore ittico della distribuzione controllo qualità in ingresso merce – gestione delle non conformità. Il modello implementato consente di ottenere il miglioramento del processo di controllo qualità in accettazione merci e pagamento a fornitori. Alla consegna parziale dell’ordine o di una qualità rilevata differente dalla dichiarata o di un difetto che ne pregiudica la qualità, l’addetto inserisce su un documento Phantom Adiuto “non conformità” per: quantità differente, qualità non conforme a quella dichiarata, prezzo differente. Alla ricezione da fornitore della nota di credito o sconto in fattura, l’addetto mette in “stato chiuso” la non conformità su Adiuto e la registrano sul gestionale a chiusura della partita. Workflow semplice ma efficace per gestire i prodotti facilmente deperibili.

Importante azienda italiana che produce e commercializza, dal 1873, carta di alta qualità con 800 dipendenti, 7 siti produttivi e una capacità produttiva di 300 mila tonnellate all’anno di carta, per clienti in 50 paesi europei ed extra–europei. Grazie alla piattaforma Adiuto, l'azienda ha intrapreso un percorso di digitalizzazione dei processi interni che fino a quel momento erano gestiti su carta. Gli obiettivi principali erano quelli di tracciare in maniera efficace i documenti, condividere le informazioni in azienda e limitare il passaggio fisico di documenti tra le persone. All’interno di Adiuto sono state inserite e digitalizzate tutte le attività relative ai reclami, è stato implementato un processo per gestire le non conformità dei prodotti, sono state tracciate le richieste di customizzazione dei prodotti ricevute dai clienti ed è stato automatizza il processo di archiviazione delle schede di sicurezza dei macchinari di produzione e registrare le manutenzioni periodiche e relative scadenze. Il sistema Adiuto ha consentito di digitalizzare tutti i documenti, per ridurre l’archiviazione cartacea e permettere l’accessibilità agli stessi in modo più semplice.

Per una società pubblica italiana che gestisce Infrastrutture e Servizi alla mobilità, l’introduzione della piattaforma Adiuto ha permesso di digitalizzare e migliorare la gestione del flusso delle fatture passive: dall’ingresso nel sistema informativo alla distribuzione alle aree interessate per la validazione e approvazione della liquidazione fino alla produzione del documento di liquidazione. E’ stata introdotta la gestione digitale del flusso ordini di lavoro, dalla richiesta iniziale ai vari percorsi autorizzativi, dalla programmazione dei lavori tra i capiservizio, fino alla produzione dell’ordine di lavoro. Grazie all’integrazione Adiuto con il sistema di protocollo interno tutti i documenti in entrata e in uscita sono stati raggruppati in un unico contenitore permettendo una rapida consultazione e l’interazione con altri flussi di processo come la fatturazione elettronica, la gestione reclami o l’autorizzazione al pagamento verso l’applicativo SAP.

Per un importante concessionario auto con più sedi in Ticino. Il progetto prevede la gestione di tutta la documentazione cartacea del cliente, e dei relativi processi di gestione e approvazione. Oltre alla gestione dei piu' classici documenti aziendali, come fatture e ordini, vengono gestiti tutti i formulari aziendali per uso interno, per i quali si utilizzavano in precedenza documenti cartacei e processi veicolati principalmente tramite approvazioni email e cartacee. Vengono utilizzati dei barcode applicati direttamente sulle auto e sulle chiavi, utilizzati sia per una gestione di magazzino a fine anno sulla base dei dati presenti in Adiuto, sia per permettere di recuperare le informazioni e i documenti delle auto o tramite ricerca in Adiuto, o tramite webapp, sviluppata Ad Hoc, ed interfacciata con Adiuto.

Gestione completa del ciclo amministrativo e flussi approvativi trasversali, Raccolta firme con tavoletta grafometrica per le vendite interne e per la raccolta della privacy, Gestione Nota Spese, Conservazione digitale a norma e B2B.

Gestione del ciclo amministrativo, con forte parametrizzazione e personalizzazione del ciclo attivo in invio fatture, Gestione del ciclo passivo con workflow autorizzativo e gestione delle non conformità, parametrico per le 15 società del gruppo. Integrazione con SAP e SAP VIM, Conservazione a norma e B2B.

Gestione documentale di commessa, con classificazione e parametrizzazione delle autorizzazioni. Gestione del processo di qualifica del fornitore con integrazione con CMS per accesso dei fornitori in fase di inserimento dati e documenti. Gestione corsi specialistici soggetti a certificazioni per dipendenti.

Gestione nei diversi siti svizzeri ed italiani dei processi di qualità GxP, convalidati secondo Annex 11 e CFR 21. Digitalizzazione della gestione dei “Reclami Clienti”, partendo dalla segnalazione, l’indagine e l’apertura di eventuali azioni correttive, con coinvolgimento della farmacovigilanza ove necesssario. Flusso digitale di firma documenti. Coinvolgimento di stakeholders esterni (fornitori) nel processo di qualifica dei fornitori, con integrazioni ERP SAP aziendale.

Gestione di documentazione sia di tipo GxP che non GxP. Pubblicazione e consultazione centralizzata dei certificati di analisi (creati su appositi sistemi esterni ad Adiuto), Flussi di approvazione di documenti del sistema qualità (procedure e moduli). Processi di raccolta dati (CAPA, Deviazioni) del sistema qualità. Gestione dei dati inerenti la formazione del personale area Quality (progetto in corso).

Gestione completa del processo di ricovero pazienti, dalla prenotazione alla chiusura della pratica, che comprende la gestione clinica e amministrativa con relativa documentazione. Gestione di tutto il ciclo amministrativo, attivo e passivo, con inclusione delle Fatture Medici Professionisti, B2B (flusso passivo).

Il sistema è utilizzato per la gestione sia di documenti GxP critical che non GxP. Digitalizzazione dei flussi approvativi delle procedure, dei moduli e della documentazione di produzione (Master Batch Record). Digitalizzazione del processo di gestione del Change Control, Gestione del manuale della qualità e delle monografie, Gestione delle informazioni relative alla formazione delle risorse umane in fase di implementazione.

Digitalizzazione flussi per approvazione documenti e flussi di processo in diverse unit appartenenti a Recipharm Italia, in compliance con le normative EU-GMP Annex 11 e FDA-CFR 21 Part 11: Procedure e Moduli, MBR, CAPA, Change Control, Deviazioni, Reclami. Soluzione "Technical Customers Services": a fronte di richieste da clienti il sistema consente la messa in carico di attività ai vari enti aziendali coinvolti. Le attività, parallele o sequenziali, sono mappate a sistema garantendo la tracciabilità sino ad avvenuta evasione della richiesta. Flusso di gestione degli ArtWorks.